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     物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，有了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，在企業(yè)管理、區(qū)域規(guī)劃、工程改擴(kuò)建、房屋維修、社區(qū)服務(wù)、協(xié)調(diào)企業(yè)與業(yè)主的關(guān)系等方面提供充分的保證。檔案管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“及時(shí)歸檔，合理分類，規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。

一、物業(yè)檔案資料的含義

物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業(yè)檔案管理的依據(jù)

物業(yè)檔案管理的依據(jù)主要有《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《物業(yè)管理?xiàng)l例》等。

三、物業(yè)檔案的建立

物業(yè)檔案的建立包括收集、整理、歸檔和利用四個(gè)環(huán)節(jié)。

（一）收集是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件資料集中移交給負(fù)責(zé)檔案的部門，物業(yè)資料按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類。

（二）整理是指把處于相對(duì)零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。

（三）歸檔是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類與保存，從大分類到小分類，再至細(xì)分、排序，歸檔及時(shí)，分類合理。

（四）利用是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)，提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果。同時(shí)通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。

四、物業(yè)檔案整理的分類

（一）按時(shí)間順序分類：設(shè)計(jì)規(guī)劃階段、竣工驗(yàn)收階段、委托管理階段、招投標(biāo)階段、用戶入住階段、日常管理階段。

（二）按物業(yè)管理參與者分類：在物業(yè)接管移交時(shí)與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料；在業(yè)主入住和進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主客戶資料；在日常管理中收集房屋檔案、設(shè)備運(yùn)行、秩序維護(hù)、環(huán)境清潔、投訴回訪等資料；通過政府主管部門獲取的相關(guān)資料。

五、物業(yè)檔案管理的目錄

檔案材料可設(shè)一級(jí)類目，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，分別是：建設(shè)工程管理（01）、項(xiàng)目綜合管理（02）、業(yè)主入住管理（03）、設(shè)備設(shè)施管理（04）、秩序維護(hù)管理（05）、環(huán)境綠化管理（06）、客戶服務(wù)管理（07）、社區(qū)文化管理（08）、財(cái)務(wù)管理（09）和其他文件（10）等。在一級(jí)類目下根據(jù)檔案實(shí)際情況可下設(shè)若干級(jí)類目，分別用阿拉數(shù)字表示，各級(jí)類目間用“-”表示。

六、物業(yè)檔案盒標(biāo)識(shí)、資料裝訂

文件保管期限按照永久、長(zhǎng)期、短期劃分，具體按本企業(yè)要求確定。將文件材料在分類目錄中最低一級(jí)類目下，根據(jù)材料多少按月、季、半年度、年度裝訂成冊(cè)。統(tǒng)一封面，封面一般要有文件名稱、保管單位、保管期限等內(nèi)容。

裝訂成冊(cè)的資料，放置于檔案盒內(nèi)，一般按年裝盒保存。盒內(nèi)編制目錄索引，以便于查找。

七、物業(yè)檔案資料的儲(chǔ)存、借閱、銷毀

檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

檔案的借閱、銷毀按企業(yè)規(guī)定執(zhí)行。

                                              【文：辰元小區(qū)管理處  史榮】